外呼呼叫系统助力企业发展

如果您发现自己对“什么是外呼呼叫系统”感到好奇，那么您来对地方了。通过了解外呼呼叫系统的目的以及启动和运行电话外呼所需的条件，您将能够确定是否是将其添加到您的业务的合适时机。学习最佳实践和正确的技术将指导您最大限度地发挥电话外呼呼叫的潜力和利润。

1. 什么是外呼呼叫系统？

电话外呼是业务运营的一种功能，它雇用客户支持外呼座席和/或销售代表向第三方（即客户、潜在客户或其他企业）拨打电话。
电话外呼可以专门处理外呼任务的呼叫系统，也可以将电话外呼呼叫和呼入呼叫组合在一起。与呼入电话呼叫不同，外呼呼叫系统可以定义为由销售或支持代表拨打第三方电话号码（如潜在客户或客户）发起的呼叫。根据业务类型和较大的行业，公司将电话外呼用于以下目的：

• 电话营销销售呼叫
• 客户服务电话
• 市场调研
• 非营利或慈善筹款
• 更新联系人列表
• 调查外联
• 客户通知
• 向其他商家索取信息
• 售后跟进

但是，电话外呼只有在高效和有效的情况下才能实现其目的。通过使用指标来衡量电话外呼的绩效，公司将改善客户体验，这对他们的保留率和声誉产生积极影响。

电话外呼关注的一些重要领域是拥有干净准确的呼叫列表，将客户的历史记录放在他们面前，以及具有高连接率和转化率。

2. 外呼呼叫系统是否应成为呼叫中心运营的一部分？

在决定将外呼呼叫系统作为整体业务计划的一部分时，了解此功能的用途非常重要。影响您设置外呼呼叫系统功能决策的其他因素是呼叫中心的位置和预算。

如果您的商业计划包括上述项目符号中列出的目的之一，则外呼呼叫系统功能可能适合您的公司。大多数现代电话外呼使用具有电源拨号器功能的数字工具，允许客户支持外呼座席和服务台外呼座席快速调出联系人的号码并自动拨打。使用智能集成，他们可以同时访问通话记录，因此一旦电话响起，他们就会获得适当的信息和上下文。

通过将呼出电话与您的CRM软件集成，您的呼叫外呼座席将能够以个人方式做出响应，这是客户高度重视的。外呼呼叫系统软件还将支持遵守法规。
在评估实施外呼呼叫系统策略时，位置是一个重要的考虑因素。与虚拟呼叫中心相比，现场呼出电话有利有弊。一些公司更喜欢使用固定的位置，在那里他们可以控制员工和安全。在做出此决定之前，权衡办公费用的成本非常重要。
对于需要电话外呼呼叫功能且无法管理相关办公费用的公司，虚拟呼叫中心可能是一种选择。员工在家工作，从而降低了设置成本。现场和虚拟呼叫中心可以选择使用远程团队或分布式团队。

3. 外呼呼叫系统最佳实践

电话外呼的许多呼叫中心最佳实践都围绕着合规性和提供出色的客户体验。

从法律角度来看，呼叫中心企业需要了解外呼呼叫系统的法律要求。中国法律赋予您的联系人选择不接收销售和营销电话的权利。

如果他们要求您将他们的名字添加到国家请勿呼叫注册表 （DNC），您必须遵守。《电话消费者保护法》（TCPA） 列出了外呼电话拨号方法、预先录制的消息、通话时间和其他信息的规则。如果您的呼叫中心没有针对合规性进行设置，您将面临巨额罚款和联系人的强烈反对风险。

遵守呼叫中心的最佳实践将帮助您的呼叫座席以同理心和联系做出真正的回应，从而从您的客户那里获得最佳响应。

从第一个电话开始就给人留下良好的第一印象至关重要。以这样的方式编写脚本，即呼叫外呼座席可以背诵它们，而不会像罐头或过度排练一样。鼓励他们注意自己的语气，确保语气积极和热情，同时保持真诚。
虽然客户喜欢个人风格，但请敦促您的座席专注于他们打电话的原因。您的客户过着忙碌的生活，当您尊重他们的时间时，他们会很感激。
确保支持外呼座席在客户说“你好”之前就了解他们的需求。呼叫外呼座席拨打的号码属于贵公司可以提供的特定需求的人。外呼呼叫系统可以帮助分类他们的特定需求和痛点，您可以利用这些信息提供更好的客户服务和支持。
一般来说，支持座席会受到不好的评价，因为人们厌倦了呼叫中心座席，这些座席将时间浪费在他们并不感兴趣的销售电话上。基于云的电话系统和其他数字应用程序使联络呼叫中心座席能够以准确的信息处理呼叫，满足他们的需求，并允许客户在短时间内恢复他们的其他活动。

4. 衡量外呼有效性的方法

考虑从活动、客户服务和生产力方面衡量电话外呼呼叫的方法。

基于云的电话系统为您提供了一个可视化看板，可让您查看座席每天拨打的外呼电话（和呼入电话）呼叫数量。它还会告诉您他们在通话上花费的总时间。

如果您也进行呼入电话呼叫，您的仪表板将帮助您评估客户服务。它告诉您未接来电占您收到的呼入电话呼叫总数的百分比。它还显示呼叫者留下的语音邮件的百分比。您还可以查看客户在与呼叫外呼座席连接之前必须等待的平均时间以及平均处理时间，即用户在电话应用程序中存档语音邮件或未接来电之前的时间。

通过监视外呼呼叫系统的平均持续时间和每个用户的平均呼叫数来评估工作效率。您所要做的就是将一天中的呼叫总数除以当天拨打电话的呼叫外呼座席数量。您的结果提供了有价值的数据，可用于对目标进行基准测试以提高效果。A/B 测试是帮助您调整呼叫方法的好方法。

5. 推动电话外呼呼叫成功的技术

联系支持中心正迅速成为市场上的标准。到25年，联络中心软件市场的规模可能达到30亿RMB，预计在此期间的复合年增长率为2027.19%。人工智能的进步将对增长率产生显着影响。

交互式语音应答（IVR）和自动呼叫分配（ACD）软件的引入也有助于联系呼叫中心提高工作效率。基于云的电话系统有助于通过网络安全提高机密信息的安全性。添加基于云的电话系统还提高了呼叫中心的效率，因为它提供了多个通信渠道并具有远程功能。

KNCC基于云的电话系统有助于呼叫路由，呼叫录音和呼叫分配。该软件还可以轻松地与您的CRM和其他应用程序集成，为出色的客户体验和满意度铺平道路，从而为您的业务带来长期价值。互联网协议语音（VoIP）已成为首选技术，因为它比其他电话服务选项便宜。
当您需要外呼呼叫系统操作时，需要做一些预先计划以使其成功。彻底审查您的业务计划，并确保它将帮助您实现目标。明确您的电话外呼的目的，并仔细选择与您的目标相关的指标。选择最适合您的地点，并在合规性和客户体验方面对您的员工进行良好的培训。最后，随着你的学习和成长，继续进行调整。