尽管电子邮件和社交媒体有所增长，但对于客户以及至关重要的员工而言，拿起电话和聊天的能力至关重要。所有公司都应拥有一个专用电话号码和电话系统，以提供成功开展业务所需的特性、功能和灵活性。无论您是升级现有的商务电话系统还是首次投资，以下是如何为您的企业选择合适的电话系统。
了解商务电话系统
直到十年前，安装昂贵的固定电话系统并支付每月租金和通话费是唯一的选择。与许多其他方式一样，互联网永远改变了商务电话系统——以更低的成本提供更大的灵活性。商务电话系统可以分为三种类型。以下是它们是什么以及它们是如何工作的。
通过硬电话使用固定线路的传统PBX（专用小交换机）电话系统。带有支持SIP的硬电话的IP-PBX（互联网协议专用小交换机）系统，使用VoIP拨打和接听电话。一种基于云的电话服务，它利用VoIP技术通过应用程序或计算机上的互联网拨打和接听电话。
PBX电话系统
PBX电话系统使用电话线和传统电话拨打和接听电话。您需要在您的场所的某个地方安装一个PBX服务器。PBX电话系统安全可靠，无需互联网连接即可工作。但是，与虚拟系统相比，它们的安装和维护成本更高，持续成本也更高。从头开始安装PBX系统非常昂贵，如果您需要添加额外的用户，成本可能会增加，因为您受限于内部和外部线路以及内部分机的数量。您还需要为系统的安装和维护做预算。
但是，如果您的场所已经安装了电话线，或者您愿意为PBX商务电话系统的安全性和稳定性支付额外费用，那么花费额外费用是值得的。自托管网络电话系统。IP-PBX电话系统使用VoIP来连接呼叫，而不是固定电话线。通信服务器可以位于您的场所或云端。每个用户都需要一种特定类型的电话，称为SIP电话，由您的商务电话系统供应商提供。
IP-PBX系统的工作方式与PBX电话系统相同，但需要稳定且快速的互联网连接才能正常工作。一个关键的好处是，将用户添加到IP-PBX系统要便宜得多，因此它非常适合计划快速扩张的注重成本的企业。
基于云的网络电话系统
基于云的网络电话系统使用供应商或互联网浏览器或智能手机提供的应用程序进行通话。基于云的网络电话系统将虚拟管理您的交换，将呼叫路由到您的业务并充当虚拟交换。VoIP商务电话系统非常灵活，可以更好地控制电话需求的各个方面。大多数都带有智能手机应用程序，可让您在移动设备上拨打商务电话。通话费用非常低——在许多情况下完全免费——但您需要为每位用户支付月费。与IP-PBX系统一样，您需要一个相当良好的网络连接才能使其有效工作。
选择合适的商务电话系统的五个步骤
如果您正在考虑为您的企业使用新的电话系统，以下五个步骤可以提供帮助。
1.确定您的商务电话系统哪些有效，哪些无效
如果您是初创公司，则可以跳过此步骤，但如果您是一家拥有现有电话系统的成熟企业，请列出您的设置当前存在的问题。成本是各种规模企业的共同问题，您可以通过选择合适的供应商来节省大量成本。更改的其他原因可能是您要搬办公室或公司发展迅速，而您当前的设置不适合目的。在报废您的系统之前，请详细说明您当前系统的规模，包括您拥有多少活跃用户以及他们如何使用该系统。
清楚地描述您当前的问题可以更容易地寻找解决方案并与您当前的供应商和潜在的新供应商进行建设性的合作。
2.测试您的互联网连接
IP-PBX和基于云的网络电话系统需要安全、快速的互联网连接才能正常运行。如果您的连接较弱或断断续续，您可能会发现通话出现故障并掉线和掉线。在全国范围内，高速连接的接入正在增加，但在某些地区，覆盖范围仍然不完整。您可以使用免费提供的速度检查器来评估您的下载和上传速度。在与供应商交谈之前，请在工作日的不同时间测试您的连接，以提供实际的平均速度。如果您的连接速度较慢，请在打折网络电话系统之前与您的提供商或房东交谈。
3.考虑您的企业如何使用其电话系统
您是否有大量来电，或者电话很少响铃？你打很多国际电话吗？员工是互相打电话还是更喜欢使用不同的方式保持联系，例如即时通讯工具？您的企业使用电话系统的方式将对您选择新供应商产生重大影响。如果您正在处理大量通话或拨打大量电话，那么模拟电话系统可以提供最稳定的平台。如果您灵活地工作、正在扩展或希望通过VoIP获得更大程度的控制-以及节省成本-那么IP-PBX或基于云的系统可能更适合您。花时间调查您的企业如何使用您的系统将在您做出选择时提供重要信息。
4.设定你的优先事项
基于云的网络电话系统为您的商务电话提供一定程度的灵活性和控制力，支持现代工作方式，但您真的需要所有这些功能吗？列出您希望从新系统中获得什么，列出您的新系统必须提供的关键功能。将有用的功能与基本的功能分开。
如果您在办公室或其他场所经营传统的朝九晚五的企业，那么管理和维护固定基础设施可能会很有吸引力。如果您的企业运营灵活，员工在一天中的所有时间从多个地点工作，那么基于云的网络电话系统可能更合适。现代基于云的网络电话系统配备了可以提高业务效率的特性和功能，也可以为您节省资金，但前提是您必须使用它们。
5.与工作人员交谈
在与供应商联系之前，请确保您已与员工交谈并了解他们对新电话系统的要求。与他们讨论选项并描述可用的功能。如果您要求员工使用自己的设备，请确保他们愿意这样做。更改电话系统是一项小而具有破坏性的更改，因此从一开始就带员工前往对释放好处至关重要。
新的商务电话系统能帮我省钱吗？
投资新电话系统时，成本可能是一个关键考虑因素——好消息是，您可能能够通过VoIP节省当前账单上的资金。在与供应商合作之前，请明确您的预算以及您希望通过它实现的目标。如果您对PBX电话系统或自托管网络电话系统感兴趣，则需要与供应商联系以获取报价。基于云的VoIP提供商的价格是透明的，大多数在其网站上提供每月费用。当您开始考虑预算时，请确保充分计划额外成本，例如与PBX和自托管网络电话系统相关的安装和持续维护成本。
选择合适的商务电话系统
现代网络电话系统（自托管和基于云的）与传统的固网基础设施相比可显着节省成本。PBX系统更加强大和安全，但可能无法提供您的业务和员工所需的灵活性。通过回答上述问题并计算出切合实际的预算，您可以开始与供应商交谈。一个关键的建议是投资于你明天需要的系统——而不是今天。我们工作和开展业务的方式正在发生变化。通过规划未来，您的电话系统可以加速而不是抑制增长。
