在今天的商业世界中，电话营销已经成为了企业推销产品和服务的重要手段之一。然而，手动拨打电话并不仅费时费力，而且在效率上也有限制。为此，自动拨号软件应运而生，成为了企业营销电话的重要工具。在本文中我们将介绍哪些自动拨号软件的作用、原理、类型、好处及哪些拨号软件适合企业营销电话。
自动拨号软件，也称为预测拨号器，是一种自动拨号系统，通常用于呼叫中心和销售组织，以自动执行大量电话外呼。它利用预测算法和计算机化功能自动从联系人列表拨打电话，将已接听的电话连接到可用的座席或销售代表，并执行其他拨号任务。自动拨号软件系统主要用于高效的外呼电话营销和潜在客户生成，但它们也可用于其他通信目的，如客户调查、付款提醒、活动促销、预约确认、紧急广播等。
自动拨号软件的作用
自动拨号软件可以帮助企业提高营销效率，降低人工成本。它能够自动拨打电话，提高拨打效率，同时还可以自动录音、自动识别客户信息等，方便企业进行数据分析和客户管理。
相关系统介绍：外呼系统
自动拨号软件工作原理
自动拨号软件使联络中心能够以结构化、高效和合规的方式自动拨打外呼。
以下是对现代预测拨号器系统工作原理的深入概述：
1. 联系人列表上传
第一步是将您的联系人列表上传到自动拨号软件系统。大多数系统允许通过易于使用的 Web 界面、与 Salesforce 等 CRM 或 API 的集成上传列表。
您的联系人列表通常包括电话号码和相关的潜在客户/客户数据，如姓名、公司、位置、以前的活动等。
自动拨号软件具有验证、规范化和准备上传的联系人列表的功能，包括：
- 识别和删除重复项
- 更正无效的电话号码格式
- 标记现有的“请勿拨打”电话号码
- 为数字范围添加相关地理信息
2. 预测算法分析
自动拨号软件的核心是预测拨号算法，用于确定电话外呼的速度。该算法考虑了以下变量：
- 可用代理/销售代表数量
- 呼叫的平均处理时间
- 允许的放弃呼叫速率阈值
- 通话之间的平均时间
- 繁忙信号频率
- 计划遵守性目标
通过实时分析这些因素，该算法可以预测一次可以拨打多少条线索，同时最大限度地减少在没有座席的情况下等待应答呼叫的情况。
当座席登录/注销或休息时，系统会相应地调整拨号速度以保持在最佳范围内。
3. 外呼发起
基于预测算法分析，自动拨号软件系统开始使用 VoIP 技术自动拨打电话外呼，以联系联系人列表中的潜在客户。
系统并行拨打多个呼叫，预计一定比例的呼叫不会被接听。这样一来，应答的呼叫可以毫不拖延地路由到下一个可用的座席。
4. 呼叫路由和分析
当呼叫被接听时，自动拨号软件会快速检测到这一点，并立即将呼叫路由到下一个可用的座席。如果没有座席可用，拨号器可以将呼叫置于保持状态并播放交互式语音应答 （IVR） 消息，直到座席空闲。
当呼叫发生时，拨号器跟踪和记录呼叫结果、持续时间、等待时间等数据，以便进行报告和分析。
5. 持续的潜在客户参与
除了最初的呼出电话外，自动拨号软件还提供选项，以在最佳时间和频率安排以前未接听的潜在客户的后续呼叫。这有助于持续尝试联系难以联系的潜在客户。该系统还可以自动删除满足定义的不成功外展尝试阈值的潜在客户。
自动拨号软件的类型
虽然自动拨号软件共享通用的基础方法，但特定拨号模式中的一些变化会影响它们的工作方式：1. 预测拨号
这是现代自动拨号软件中使用最广泛的拨号模式。如前所述，预测拨号使用算法来估计座席何时完成呼叫并可以接听下一个电话外呼。通过跟踪实时指标和座席状态，预测拨号器可以发起多个并行呼叫，以最大程度地减少座席在对话之间的等待时间。
预测性拨号的重点是保持一致的座席工作效率并最大限度地减少放弃的呼叫。它是大容量呼叫活动的首选。
2. 渐进式拨号
渐进式拨号结合了预测拨号和批量拨号方法。它以预测模式启动，但当座席在呼叫之间等待时，可以切换到批量拨号，以避免空闲时间。一旦座席再次变得繁忙，渐进式拨号器将恢复到预测模式。这种混合方法在最佳通话节奏与保持座席工作效率之间取得了平衡。
3.批量拨号
批量拨号侧重于尝试尽快联系联系人列表中的潜在客户，而不太强调节奏和重新连接。批量拨号器以快速线性顺序工作，最大限度地减少连续呼叫尝试与预测可用性之间的差距。这样可以牺牲一些潜在的空闲时间，以加快整体列表处理速度。批量拨号非常适合专注于潜在客户获取的活动，这些活动具有非常高的接触率，并且对最佳资源利用率的需求较少。
4. 预览拨号
预览拨号器在呼叫接通前几秒钟为座席提供屏幕上的潜在客户/客户数据。这使他们能够查看相关信息，例如以前的交互，以增强对话体验。一旦座席接受预览的潜在客户，拨号器就会连接电话外呼。预览拨号可使通话更明智、更高效。
5. 手动拨号
手动拨号使座席能够完全控制电话外呼。座席不是自动拨号呼叫，而是手动单击号码以启动拨号。虽然工作效率较低，但手动拨号允许座席完全自由裁量。它还有助于满足某些高度监管行业更严格的合规需求。
自动拨号软件的特点
现代功能丰富的自动拨号软件系统提供了多种功能来增强电话外呼操作：1. 核心拨号器功能
- 预测算法 – 根据实时指标优化电话外呼速度。
- 渐进式模式 – 在预测拨号策略和电源拨号策略之间切换。
- 潜在客户列表管理 – 上传、验证和准备呼叫列表。
- 预览拨号 – 在连接座席之前显示潜在客户信息。
- 重新安排 – 为未触及的潜在客户安排跟进电话。
- 合规性 – 遵守区域呼叫法规和 DNC 列表。
2. 座席体验优化
- 交互式语音应答 – 为联系的潜在客户播放 IVR 消息。
- 耳语消息 – 在通话期间为座席提供指导。
- 呼叫处置代码 – 允许座席标记呼叫结果。
- 屏幕弹出窗口 – 呼叫开始时显示相关客户数据。
3. 主管和管理员功能
- 实时监控 – 包含活动指标和实时座席状态的仪表板。
- 处置代码报告 – 生成分析呼叫结果的报告。
- 座席性能 – 跟踪单个座席指标，例如处理的呼叫。
- 通话录音 – 出于培训和质量目的录制通话。
4. 集成和定制
- CRM集成 –与流行的CRM平台连接。
- 自定义代理桌面 – 根据您的需求定制桌面布局。
- API – 利用 API 将拨号器数据与其他系统集成。
- 自定义报告 – 创建和计划自定义结果报告。
自动拨号软件软件的好处
自动拨号软件使您的联络中心更加高效
在呼出联络中心运营中使用自动拨号软件系统可显著提高效率：
提高座席工作效率
通过最大限度地减少座席在呼叫之间等待的时间，自动拨号软件允许代表每班处理更多呼叫。处理的呼叫增加直接转化为更高的座席工作效率。
研究发现，与手动拨号相比，预测性自动拨号软件可以将工作效率提高 30-100%。座席无需手动拨号和等待潜在客户接听，而是在整个轮班期间几乎不间断地通话。
减少闲置时间
通过预测算法，座席在呼叫之间等待的空闲时间被最小化。通过发起多个并行电话外呼，应答的呼叫可以在可用时立即路由到座席。
这使座席可以参与对话，而不是在沉默期间等待。接触率随着近乎连续的座席活动而加速。
每小时处理的呼叫数更多
随着座席的最大化和闲置时间的减少，呼叫中心可以使用自动拨号软件处理成倍增加的电话外呼。
座席无需每小时手动拨打几十个电话，而是可以通过自动化和预测功能与数百名潜在客户互动。
提高潜在客户和客户覆盖率
自动拨号软件每小时增加的呼叫数大大扩大了客户范围。与手动工作相比，可以在很短的时间内处理大型潜在客户列表和联系人数据库。
难以联系到的客户通过持续的拨号和预定的后续呼叫尝试进行互动。更多的对话会带来更好的业务成果。
更快的活动执行
减少空闲时间、提高座席工作效率和提高呼叫容量的综合影响是，营销活动的完成速度要快得多。
曾经需要数周手动拨号才能完成的工作，现在可以使用自动拨号软件在几天或几小时内完成。营销活动可以有效地扩展。
详细的分析和报告
自动拨号软件可跟踪有关活动绩效、座席活动和呼叫结果的广泛实时遥测数据。详细的监控、结果报告和数据导出有助于优化您的出站操作。
通过分析所提供的分析中的趋势，可以对活动进行微调，以增加联系和所需的呼叫结果。
改进合规性和治理
自动拨号软件通过详细的报告和分析，提供对区域呼叫法规、DNC 列表和内部治理策略的遵守情况的可见性。
监督功能可减少纯手动呼叫可能发生的合规性问题和风险。
增强的客户体验
自动拨号软件启用的结构化节奏、知情座席和语音提示有助于改善客户通话体验。预测算法使对话感觉自然间隔。
哪些自动拨号软件适合企业营销电话
1. 世讯云呼
世讯云呼是一款功能强大、操作简单的自动拨号软件。它支持语音识别、语音合成、自动拨打电话、自动录音等功能，并且提供了多种营销场景的模板，方便企业进行快速营销。此外，世讯云呼还提供了数据分析和客户管理功能，帮助企业更好地进行数据分析和客户管理。
2. 腾讯EC
腾讯EC是一款专业的自动拨号软件，它支持多种营销场景的模板，如电话邀约、电话销售等。腾讯EC还提供了语音识别、自动录音、自动播报等功能，方便企业进行数据分析和客户管理。此外，腾讯EC还支持多种渠道的接入，如微信、短信等，方便企业进行多渠道营销。
3. 科能云
科能云是一款功能强大的自动拨号软件，它支持多种营销场景的模板，如电话邀约、电话销售等。科能云还提供了语音识别、自动录音、自动播报等功能，方便企业进行数据分析和客户管理。此外，科能云还支持多种渠道的接入，如微信、短信等，方便企业进行多渠道营销。
总结
自动拨号软件是企业营销电话的重要工具，它可以提高营销效率，降低人工成本。在选择自动拨号软件时，需要考虑软件的功能、操作简便程度、价格等因素。在使用自动拨号软件进行营销电话时，需要根据不同的营销场景设置相应的模板，并将客户数据导入自动拨号软件中。营销电话结束后，需要对数据进行分析，并对客户进行管理。
