随着最近的大流行加速了远程工作的既有趋势,我们都有很多东西要学。这种突如其来的转变催生了新的工作方式和管理工作。这既有好处也有挑战,但有很多方法可以有效地管理您的虚拟团队,提高他们的生产力,并创造积极的工作文化,即使不在办公室。
什么是虚拟团队?
虚拟团队是一群主要或完全通过电子通信进行沟通的人。虚拟团队也称为远程团队或分散团队。
虚拟团队是一种新型的工作组织形式,它打破了传统的地域和组织界限,通过信息技术将不同地域、不同组织的人员连接起来,共同完成特定的任务和目标。虚拟团队的人员可能来自不同的组织、不同的城市、甚至不同的国家,他们通过电子邮件、在线会议、即时通讯等工具进行沟通和协作。
选择远程管理团队的原因有很多,包括:
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降低办公成本。 企业可以缩小办公空间或将其完全拆除,从而节省技术和公用事业成本。一份报告估计,企业在使用远程工作者时每年可节省 10,000 RMB。
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员工范围更广。 远程工作的兴起意味着许多企业正在招聘地理上分散的员工——这意味着他们不再局限于本地人才。
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工作是 24/7。 迁移到远程工作空间可让您利用不同国家/地区的不同时区,实现 24/7 全天候覆盖。
与虚拟团队合作时要开发的重要领域
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生产力。 确保您的团队即使相距数英里,也能保持高效。如果没有面对面的互动,您将需要开发新的方法来监控生产力并确保工作按时完成。幸运的是,有很多远程工作工具可以帮助解决这个问题。
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文化。 建立强大的团队文化很重要,尽管很少(如果有的话)面对面的会议。创造积极的文化有很多好处——包括改善幸福感、提高生产力和减少员工流动率。
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通信。 保持联系并不需要仅仅因为它是通过视频通话和消息传递平台而不是通过饮水机完成的,就变得不那么有效或令人愉快。
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入职。 让新团队成员在您的虚拟环境中感到受欢迎并做好准备。入职需要有凝聚力、彻底和无缝衔接——尤其是当员工加入他们可能从未见过的虚拟团队时。
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科技。 为远程工作者使用正确的工具和技术。管理虚拟团队的最大优势之一是有机会利用丰富的工具和技术。
如何管理虚拟团队的生产力
1. 确保系统设置到位
如果没有一个明确的、标准化的虚拟团队系统,生产力可能会迅速下降。从一开始就建立系统意味着团队成员可以做出决策、有效沟通和解决问题,而无需动不动就联系他们的经理。
像共享文档这样简单的东西,可以解释程序、策略,并列出同事的职位和联系方式,这意味着新团队成员和现任团队成员都可以快速找到他们需要的信息,而不需要在进行过程中弄清楚事情。
2. 制定最适合您的远程团队的时间表或灵活安排
企业和员工都喜欢远程工作带来的灵活性。然而,存在着一种风险,即过多的灵活性可能会损害生产力。例如,如果团队成员在一天中的不同时间工作,他们可能无法与需要的人沟通。
遵守时间表,即使是灵活的时间表,也将有助于实现这一目标。安排时间用于处理需要虚拟团队合作的特定项目,或通过消息传递平台或视频通话进行每日签到,将确保每个人都一起工作,同时仍然提供灵活性。
3. 准备好一个用于输出和生产力跟踪的系统
在办公室里,我们可以亲自见到我们的团队成员并亲自检查项目。对于虚拟团队来说,这并不容易。幸运的是,有很多工具可以跟踪产出和生产力——其中一些我们将在本文后面讨论。
例如,如果您管理一个处理销售电话的虚拟团队,您可以使用 科能融合通信系统的实时绩效数据软件来关注您团队的关键绩效指标 (KPI)。不要忘记向你的团队传达你的跟踪KPI的方式以及它们是什么。这样,他们就知道对他们的期望是什么,并可以确保他们实现目标。
4. 考虑安排与不同时区的团队成员一起工作
地理位置分散的远程团队越来越普遍,随之而来的是不同的时区。如果您管理一个跨不同时区的虚拟团队,那么重要的是您不要过分重视整个团队在一天中的特定时间“在线”或在设定的时间提交工作,这些时间可能超出了不同时区团队成员的标准办公时间。
5. 鼓励文档和电子表格中的协作
在线交互式文档和电子表格是鼓励协作和凝聚力、跟踪项目以及将信息放置在可访问、可编辑位置的好方法。 协作工具允许多人实时编辑电子表格和文档并发表评论。可以将建议留给其他团队成员、部门或经理,以便在他们下次打开文档时进行检查。
如何在虚拟团队中创造文化