随着最近的大流行加速了远程工作的既有趋势，我们都有很多东西要学。这种突如其来的转变催生了新的工作方式和管理工作。这既有好处也有挑战，但有很多方法可以有效地管理您的虚拟团队，提高他们的生产力，并创造积极的工作文化，即使不在办公室。
像共享文档这样简单的东西，可以解释程序、策略，并列出同事的职位和联系方式，这意味着新团队成员和现任团队成员都可以快速找到他们需要的信息，而不需要在进行过程中弄清楚事情。
遵守时间表，即使是灵活的时间表，也将有助于实现这一目标。安排时间用于处理需要虚拟团队合作的特定项目，或通过消息传递平台或视频通话进行每日签到，将确保每个人都一起工作，同时仍然提供灵活性。
例如，如果您管理一个处理销售电话的虚拟团队，您可以使用 科能融合通信系统的实时绩效数据软件来关注您团队的关键绩效指标 （KPI）。不要忘记向你的团队传达你的跟踪KPI的方式以及它们是什么。这样，他们就知道对他们的期望是什么，并可以确保他们实现目标。
一些简单的方法可以防止虚拟团队的聊天和电子邮件过载，包括针对不同主题和项目对聊天室进行分段，包括电子邮件和消息中相关文档的链接，每天安排一次“广播”来共享信息，以及在消息或任务复杂时致电一个或多个团队成员而不是消息。
入职流程是反思您的虚拟文化的好时机。告诉潜在的远程员工您的每周活动和签到情况，并强调虚拟团队的文化和价值观，将有助于你们确定他们是否适合，并希望吸引渴望接受您的文化的新虚拟团队成员。
1. 什么是虚拟团队？
虚拟团队是一群主要或完全通过电子通信进行沟通的人。虚拟团队也称为远程团队或分散团队。选择远程管理团队的原因有很多，包括：虚拟团队是一种新型的工作组织形式，它打破了传统的地域和组织界限，通过信息技术将不同地域、不同组织的人员连接起来，共同完成特定的任务和目标。虚拟团队的人员可能来自不同的组织、不同的城市、甚至不同的国家，他们通过电子邮件、在线会议、即时通讯等工具进行沟通和协作。
- 降低办公成本。 企业可以缩小办公空间或将其完全拆除，从而节省技术和公用事业成本。一份报告估计，企业在使用远程工作者时每年可节省 10,000 RMB。
- 员工范围更广。 远程工作的兴起意味着许多企业正在招聘地理上分散的员工——这意味着他们不再局限于本地人才。
- 工作是 24/7。 迁移到远程工作空间可让您利用不同国家/地区的不同时区，实现 24/7 全天候覆盖。
2. 与虚拟团队合作时要开发的重要领域
- 生产力。 确保您的团队即使相距数英里，也能保持高效。如果没有面对面的互动，您将需要开发新的方法来监控生产力并确保工作按时完成。幸运的是，有很多远程工作工具可以帮助解决这个问题。
- 文化。 建立强大的团队文化很重要，尽管很少（如果有的话）面对面的会议。创造积极的文化有很多好处——包括改善幸福感、提高生产力和减少员工流动率。
- 通信。 保持联系并不需要仅仅因为它是通过视频通话和消息传递平台而不是通过饮水机完成的，就变得不那么有效或令人愉快。
- 入职。 让新团队成员在您的虚拟环境中感到受欢迎并做好准备。入职需要有凝聚力、彻底和无缝衔接——尤其是当员工加入他们可能从未见过的虚拟团队时。
- 科技。 为远程工作者使用正确的工具和技术。管理虚拟团队的最大优势之一是有机会利用丰富的工具和技术。
3. 如何管理虚拟团队的生产力
1. 确保系统设置到位
如果没有一个明确的、标准化的虚拟团队系统，生产力可能会迅速下降。从一开始就建立系统意味着团队成员可以做出决策、有效沟通和解决问题，而无需动不动就联系他们的经理。像共享文档这样简单的东西，可以解释程序、策略，并列出同事的职位和联系方式，这意味着新团队成员和现任团队成员都可以快速找到他们需要的信息，而不需要在进行过程中弄清楚事情。
2. 制定最适合您的远程团队的时间表或灵活安排
企业和员工都喜欢远程工作带来的灵活性。然而，存在着一种风险，即过多的灵活性可能会损害生产力。例如，如果团队成员在一天中的不同时间工作，他们可能无法与需要的人沟通。遵守时间表，即使是灵活的时间表，也将有助于实现这一目标。安排时间用于处理需要虚拟团队合作的特定项目，或通过消息传递平台或视频通话进行每日签到，将确保每个人都一起工作，同时仍然提供灵活性。
3. 准备好一个用于输出和生产力跟踪的系统
在办公室里，我们可以亲自见到我们的团队成员并亲自检查项目。对于虚拟团队来说，这并不容易。幸运的是，有很多工具可以跟踪产出和生产力——其中一些我们将在本文后面讨论。例如，如果您管理一个处理销售电话的虚拟团队，您可以使用 科能融合通信系统的实时绩效数据软件来关注您团队的关键绩效指标 （KPI）。不要忘记向你的团队传达你的跟踪KPI的方式以及它们是什么。这样，他们就知道对他们的期望是什么，并可以确保他们实现目标。
4. 考虑安排与不同时区的团队成员一起工作
地理位置分散的远程团队越来越普遍，随之而来的是不同的时区。如果您管理一个跨不同时区的虚拟团队，那么重要的是您不要过分重视整个团队在一天中的特定时间“在线”或在设定的时间提交工作，这些时间可能超出了不同时区团队成员的标准办公时间。5. 鼓励文档和电子表格中的协作
在线交互式文档和电子表格是鼓励协作和凝聚力、跟踪项目以及将信息放置在可访问、可编辑位置的好方法。 协作工具允许多人实时编辑电子表格和文档并发表评论。可以将建议留给其他团队成员、部门或经理，以便在他们下次打开文档时进行检查。4. 如何在虚拟团队中创造文化
1. 与远程团队成员沟通并倾听他们的意见
如果没有面对面的接触，沟通在虚拟团队中就显得尤为重要。作为团队领导者，向团队传达您的期望是关键。然而，你也要倾听你的团队成员的意见，这一点也很重要。像每月一次的一对一叙旧这样简单的事情将使虚拟团队成员有机会与您公开聊天并交流他们可能遇到的任何问题。2. 培养虚拟关系
虚拟团队的成员可能永远不会亲自见面，但这并不意味着他们彼此之间不能建立良好的专业关系。如果你正在管理一个虚拟团队，那么培养这些关系是很重要的。鼓励跨消息传递平台进行沟通是建立有效虚拟关系的良好开端，特别是如果同事在此渠道中有一个空间可以创建一对一或没有经理的小组。3. 强调你的公司文化和价值观
员工重视具有强大价值观和积极工作文化的公司。没有这一点，远程员工可能不会加倍努力，推动自己在工作中创新和高效。明确你是谁，你代表什么，以及对你的员工的期望——即使在办公室之外。4. 举办虚拟团队建设和活动
作为虚拟团队的经理，强调公司的价值观和文化，并密切关注员工满意度至关重要。友谊赛、每周快照挑战或定期的“好消息”对话都是与团队互动和培养关系的有趣方式。每月的远程团队建设活动，例如在线游戏、虚拟测验，甚至是在家寻宝游戏，都提供了相互联系并创造强大公司文化的机会。5. 定期与远程团队成员签到
定期签到有助于您与团队进行有效沟通，并减少远程工作者感到孤立的机会。无论是每月一次的一对一、每日视频通话还是每周更新，定期签到都能让每个人都保持联系，并为团队沟通和协作提供大量机会。6. 建立随意沟通的渠道
我们已经提到了培养虚拟关系的重要性。为休闲、非工作对话创造一个空间是其中的重要组成部分，并鼓励健康的工作与生活平衡。在虚拟团队中，我们没有饮水机或午休时间与同事聊聊个人事务。在虚拟消息传递平台或虚拟休息室上建立休闲、非工作沟通渠道是一个很好的开始。如需更多想法，请查看我们的指南，了解如何在远程团队中创建虚拟饮水机对话。7. 考虑面对面会面
如果您的团队在地理位置上足够接近，那么创造面对面交流的机会将巩固您在网上建立的关系和文化。这可以是面对面的团队建设活动，甚至是每月一次的欢乐时光，你们都可以在周五晚上面对面见面。5. 如何鼓励虚拟团队内部的良好沟通
1.选择正确的沟通方式
当我们在数字消息传递平台上进行交流时，面对面交流的许多细微差别都会丢失。如果没有面部表情、手势和我们通常在说话时表现出的额外肢体语言，就很难进行有效的沟通。虽然并非所有虚拟团队都具有相同的沟通方式，但重要的是要记住，通过消息传递平台聊天不需要像电子邮件那样正式。鼓励使用笑脸和其他表情符号和随意的语言是传达您希望亲自看到的温暖和积极的好方法。2. 为您的远程团队会议创建节奏和例行程序
远程团队会议通常通过视频会议进行，我们都知道当我们不参加面对面会议时，“关闭”是多么容易。为您的虚拟会议创建节奏和例行程序有助于让包括您在内的每个人保持参与。这可能意味着每次会议都以签到开始，定期休息进行长时间的会议，并每周要求不同的团队成员在通话结束时总结会议。3. 建立项目管理系统
创建一个清晰、标准化的项目管理系统将确保您能够跟踪项目，并且团队成员拥有他们需要的所有信息和资源。项目管理系统可能包括任务和子任务的截止日期、用于报告进度和时间表的共享文档和工作区，以及用于随着项目发展定期签入的日历。4. 定期在聊天室交流
远程团队在经常沟通时效果最好。每日或每周签到、定期更新以及“打卡”和“打卡”消息是确保您的聊天室定期检查的简单方法。5.防止聊天和电子邮件过载
虽然定期的团队沟通是关键，但持续的消息和电子邮件可能会分散团队成员的注意力，甚至使他们更难找到所需的信息。一些简单的方法可以防止虚拟团队的聊天和电子邮件过载，包括针对不同主题和项目对聊天室进行分段，包括电子邮件和消息中相关文档的链接，每天安排一次“广播”来共享信息，以及在消息或任务复杂时致电一个或多个团队成员而不是消息。
6. 有一个开放的空间来提出问题
如果您在办公室管理团队，您可能有“门户开放”政策或每周的“办公时间”供员工提出问题。你没有理由不能在虚拟环境中做到这一点。每周一次的虚拟办公时间，通过指定的沟通渠道或定期的一对一交流，让团队成员有机会提出问题。6. 如何为您的虚拟进行正确的入职培训
1. 招聘时一定要强调你的虚拟文化入职流程是反思您的虚拟文化的好时机。告诉潜在的远程员工您的每周活动和签到情况，并强调虚拟团队的文化和价值观，将有助于你们确定他们是否适合，并希望吸引渴望接受您的文化的新虚拟团队成员。
